Escribir un comunicado de prensa puede parecer sencillo. Sin embargo, escribir un buen comunicado de prensa eficiente tiene sus secretos. Aquí, algunos pasos básicos para tener en cuenta a la hora de emprender esta tarea.
Encontrar un ángulo periodístico o noticioso
Lo primero es hallar lo que se quiere comunicar y entender su valor informativo, desde el punto de vista periodístico o noticioso, considerando al público que se busca llegar. Una pregunta válida para hacerse es ¿he visto este tipo de información publicada en algún lado?
Estructura y formato
Puede parecer un detalle, pero estructurar correctamente un comunicado de prensa y respetar los formatos tradicionales hace toda la diferencia entre un anuncio profesional y un texto que no lo es. La estructura y formato del comunicado de prensa ayuda a los periodistas a escanear rápidamente la información. Ten en cuenta que reciben cientos o miles por día, y si no pueden procesarlo rápidamente, probablemente terminará en su papelera de reciclaje.
Título
Debe contener el mensaje o idea central del comunicado
Bajada
Amplía, complementa y contextualiza el título, para completar la idea central y resumir la información.
Primer párrafo
El primer párrafo debe contener toda la información de la manera más clara y completa posible.
Párrafos complementarios
Los párrafos siguientes deben contener información complementaria y que brinden contexto al anuncio central, que permitan comprender su alcance e impacto. La información debe ordenarse por importancia, de mayor a menor, en un esquema de pirámide invertida.
Cita textual
Una cita textual de un responsable de la organización siempre es bienvenida por los medios, y una parte importante dentro de varias rutinas periodísticas.
Lugar y fecha
Es importante que el comunicado indique el lugar desde donde se emite. Típicamente se detalla la ciudad y el país; pueden ser más de una ciudad, si se trata de un anuncio en simultáneo desde varias oficinas o que involucra a diversas áreas. La fecha es importante también, porque indica al periodista el momento en que la información se dio a conocer oficialmente por primera vez. Algunas organizaciones también emplean la leyenda “para distribución inmediata”, para indicar a los medios que la información puede ser publicada al momento.
Acerca de
Incluir un “acerca de” con datos de la organización que emite el comunicado es de suma importancia para que los medios puedan entender quién remite la información.
Contacto de prensa
Todo comunicado de prensa debe incluir un contacto de prensa con una dirección de correo electrónico y teléfono a quien los periodistas puedan contactar para evacuar cualquier consulta o solicitar información adicional. Esto también incrementa la credibilidad del anuncio.
Recursos complementarios
Hoy en día, y especialmente para los medios digitales, es vital que el comunicado incluya al menos una imagen que pueda utilizarse para ilustrar la información. La mayoría de los sistemas de gestión de contenidos (CMS) requieren incluir una imagen. Y será mucho mejor aún si la imagen tiene valor informativo.
También es buena idea incluir fotografías, una cita textual de una persona de la organización, y cualquier otro documento o material multimedia que complemente o amplíe la información.
No usar adjetivos ni adornos
Los comunicados de prensa deben ser informativos, y como tal, deben subrayar hechos y datos, no opiniones. No importa si tu compañía es “líder del mercado” o tienes “el producto más innovador”. En lugar de ello, puedes compartir información como qué porcentaje de mercado tiene tu empresa, cuántos clientes, o explicar de la manera más detallada por qué tu producto es novedoso.
La información debe poder leerse lisa y llanamente de manera rápida. No incluyas recursos o ribetes literarios (eso es trabajo del periodista si opta por hacerlo) ni trates de crear misterio o llamar la atención. Eso sólo hará que el comunicado sea descartado más rápidamente.
Mantenerlo simple
Lo ideal es que tu comunicado de prensa contenga una o dos ideas centrales, y luego la información complementaria que responda las preguntas más importantes que puedan surgir. Si tienes más de dos mensajes principales, probablemente deberías considerar emitir más de un comunicado para evitar un texto demasiado confuso.
Incluye información relevante, precisa y certera
Esto puede parecer obvio, pero a veces no lo es tanto. Incluye cualquier dato relevante que sirva de apoyo a la historia o anuncio y que tengas autorización de usar (puede ser información de dominio público, datos propios, encuestas e investigaciones que hayas realizado, etc.). Toda información y hechos puntuales que puedas incluir aumentarán el valor informativo de tu comunicado. Sólo asegúrate de chequear la veracidad de la información y citar la fuente o procedencia.
Conclusión
Ten siempre presente que un comunicado de prensa es una “materia prima” para los medios, y no la noticia en sí. Recuerda que los periodistas no necesariamente publicarán tu comunicado tal cual lo escribiste, si no que trabajarán la información de tu anuncio, pudiendo modificarla, resumirla, expandirla, combinarla con otros anuncios similares, incluirla en reportajes seleccionados, y varias otras cosas más; debes estar preparado para ello. También debes recordar que una vez que tu comunicado ha sido divulgado, dicha información pasa a ser de dominio público y puede ser conservado como material de referencia histórica, por lo que debes asegurarte de que toda la información ha sido debidamente chequeada y que se encuentra en condiciones de ser difundida al momento en que vayas a hacerlo.